Mamy już prawie maj, a więc już rozpoczęły się pierwsze zgromadzenia wspólników w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością oraz walne zgromadzenia w spółkach akcyjnych. Zgodnie bowiem z treścią art. 243 § 1 zwyczajne zgromadzenie wspólników (art. 395 § 1 – walne zgromadzenie) powinno odbyć się w terminie 6 miesięcy po upływie każdego roku obrotowego (który zazwyczaj jest odpowiednikiem roku kalendarzowego). Obowiązek protokołowania zgromadzenia wspólników sp. z wynika z art. 248 § 1 i odnosi się do każdej spółki – również jednoosobowej (taka regulacja służy ochronie osób trzecich przed podjęciem uchwały o nieformalnym charakterze). W tym miejscu trzeba jednak zaznaczyć, że ustawodawca nie nakłada wymogu protokołowania całego zgromadzenia, a jedynie uchwał przez nie podjętych. Powinny zostać one wpisane do księgi protokołów i podpisane przez obecnych lub co najmniej przez przewodniczącego i osobę sporządzającą protokół. Co do zasady nie ma żadnych wymogów co do osoby protokolanta na zgromadzeniu wspólników sp. z Oznacza to, że każdy może protokołować – Ty, ja, pani pracująca w sekretariacie Prezesa czy jeden ze wspólników. Na zgromadzeniach protokołują też pracownicy Kancelarii, także jeśli potrzebujesz fachowego protokołu ze zgromadzenia wspólników Twojej spółki – zapraszam Cię do kontaktu. Ale uwaga – są uchwały, które zgromadzenie wspólników sp. z musi podjąć w formie aktu notarialnego. Tytułem przykładu można wskazać na zmianę umowy spółki czy obniżenie kapitału zakładowego (art. 255 § 3 uchwałę o rozwiązaniu spółki (art. 270 pkt 2 W tych przypadkach – podobnie jak w sytuacji sporządzania protokołu przez inny podmiot – wymóg formy aktu notarialnego dotyczy wyłącznie samej uchwały, nie zaś całego protokołu. Co więcej, jeśli zgromadzenie podejmuje wiele uchwał, mogą być one protokołowane przez „zwykłego” protokolanta, zaś tylko ta w sprawie np. zmiany umowy spółki – przez notariusza. Nieco inaczej sytuacja przedstawia się w spółce akcyjnej. Kwestię protokołowania uchwał walnego zgromadzenia reguluje art. 421 § 1. Uchwały walnego zgromadzenia powinny być umieszczone w protokole sporządzonym przez notariusza. To oznacza, że niezachowanie formy aktu notarialnego skutkuje bezwzględną nieważnością uchwał podjętych na walnym zgromadzeniu. Naruszeniem formy jest także umieszczenie uchwał w załączniku do protokołu w formie aktu notarialnego, zamieszczenie „wyciągu z uchwały” czy wzmianki o jej podjęciu. Warto wskazać, że art. 421 § 1 jest przepisem, którego nie mogą modyfikować odpowiednie zapisy statutu spółki.